Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.
Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.
В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.
Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.
Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДО и В должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.
А. Функциональные требования
Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.
1. Делопроизводство
· Создание документов (использование шаблонов)
· Регистрация документов
· Контроль исполнения документов
· Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)
· Ведение номенклатуры дел
· Подготовка статистических данных о документообороте
· Автоматический ввод информации с бумажных носителей
2. Организация электронного архива
· Архивирование документов
· Полнофункциональный поиск
· Безопасность хранения документов
· Организация доступа к документам архива
3. Обеспечение задач электронного документооборота
· Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)
· Работа с электронными файлами
· Средства криптозащиты
· Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи
4. Управление документооборотом
· Управление потоками документов внутри организации
· Передача документов на исполнение
· Контроль движения (передачи) документов
· Контроль действий пользователей
· Маршрутизация документов
· Согласование документов
· Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов
5. Управление деловыми процессами
· Совместная работа над документами в режиме реального времени
· Работа с удаленными офисами и подразделениями
· Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах
· Получение уведомлений от системы электронного документооборота
· Работа со справочниками
Б. Системно-технические требования
Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.
1. Программная реализация
· Технология клиент-сервер
· Технология интернет
· Поддержка стандартов открытых систем
· Наличие средств разработки приложений
· Наличие средств сканирования документов
· Удобный интерфейс
2. Сетевая ОС для серверной части
· WindowsServer 2008
3. Сетевая ОС для клиентской части
4. Эксплуатационные требования
· Надежность автоматизированной системы
· Безопасность системы
· Администрирование системы
· Количество одновременно работающих пользователей - до 100
5. Адаптационные возможности
· Простота и удобство при внедрении системы
· Удобство настройки системы
· Возможность развития системы
Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.
Автоматизированные системы ДОУ представляют собой программные комплексы, направленные на автоматизацию процессов управления.
Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Реализация информационной технологии достигается с помощью системы управления и организационно-методического обеспечения. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.
предлагаются следующие этапы проведения работ по выбору автоматизированной системы ДОУ 1:
Составление перечня предъявляемых основных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота.
Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования для экспертной оценки.
Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов.
Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям.
Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов.
Оценка опыта применения отобранных программных продуктов (в том числе в организациях данного типа), репутации фирмы-разработчика.
Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота.
14 Цели автоматизации доу. Задачи доу в организации. Охват процесса автомтизации доу.
Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются, на наш взгляд, в следующем:
Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;
Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
Обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации , которые условно можно систематизировать по следующим областям:
Подготовка и оформление документов
повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации
унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования
Организация документооборота и исполнения документов
исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)
исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации)
упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов – маршрутизация)
повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами
сокращение сроков исполнения и прохождения документов
своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом)
Организация контроля исполнения документов
объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных)
оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа
обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения),
Организация хранения документов, поисковая система.
обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним.
обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу.
обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.
Управленческая документация является основой деятельности современной организации - в документах сосредоточивается до 85% информационных ресурсов практически любой структуры управления. В связи с этим процессы документирования и документооборота приобрели самодовлеющий характер и требуют собственных автоматизированных систем управления.
За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области работы с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПК, объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения - с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.
В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии ДОУ, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем - для небольших и средних по масштабам организаций.
Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем. Приведем некоторые из них:
В организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т. д.;
Организации предстоит выработать и осуществить серьезным комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, определить порядок согласования документов, их утверждение и подписание и т. д., т. е. в конечном счете - оптимизировать систему управления;
Организациям при внедрении автоматизации ДОУ необходимо определиться в выборе одного из двух подходов, которые условно документоведы называют «российским» и «западным».
Традиционно российская технология работы с документами пред-полагает три уровня иерархии: руководитель организации - служба делопроизводства - исполнитель. Западные традиции связаны с персональной ответственностью исполнителя за документ и со-ответствующие решения по нему, поэтому содержат два уровня иерархии: руководитель высшего звена управления - исполнитель (менеджер).
Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированной и централизованно контролируемый «доархивный» документооборот. Технология ДОУ во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.
Традиции западного делопроизводства связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Регистрация документов производится непосредственно исполнителем, отсутствует централизованный контроль исполнения. Предметом регламентации в традиционных западных системах управления документами является систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно исходя из такой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами. Отсюда сложность использования технологий электронного документооборота в российском делопроизводстве на базе западных программных систем. Требуется соответствующая адаптация западных продуктов к российским условиям, сложившимся в течение столетий.
При выборе варианта автоматизации ДОУ организация-заказчик должна сделать выбор между двумя классами систем управления документами - Workflowи Groupware.
Оба класса систем ориентированы на автоматизацию коллективной работы в офисе. Вместе с тем при выборе методологии построения автоматизированной системы в конкретной организации следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.
Дело в том, что к системам типа Workflow относятся системы, ориентированные на автоматизацию работы целой корпорации (т. е. на совместную работу нескольких рабочих групп), поддерживающие четкое разделение по бизнес-процессам и маршрутизации работ в сети исполнителей. Применительно к документообороту это означает, что соответствующая документация жестко привязана к управленческим процедурам на основе распределения функций между сотрудниками управленческого аппарата. Документооборот в данном случае как бы накладывается на технологические процедуры управления. Системы типа Workflow более приемлемы дня крупных организаций и государственных структур.
К типу Groupware относятся системы, в которых отсутствует жестко заданная схемабизнес- процессов и которые предназначены для функционирования в небольшом коллективе - рабочей группе (5-100 чел.). Элементами Groupware являются электронная почта, база документов, коллективный органайзер.
Выбор организацией автоматизированной системы управления документами в конечном счете должен исходить из состава необходимых требований к предлагаемым на рынке программным продуктам, которые можно свести к следующим характеристикам:
Используемые технологии делопроизводства;
Соответствие основным задачам делопроизводства;
Функциональные характеристики систем (функциональная полнота, открытость и др.);
Программная реализация (поддержка распределенного режима и др.);
Стоимостные показатели.
Выше были кратко охарактеризованы технологии делопроизводства, базирующиеся на российской и западной традициях. Коснемся далее кратко характеристик программных систем соответствующего направления.
Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и организациях, они сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной структуре управления. Задача таких систем сводится к обеспечению сопровождения бумажного документооборота, снижению трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако данные системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов документирования и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным технологиям. К системам автоматизации ДОУ по данной технологии относятся:
Система ДЕЛО (продукт компании «Электронные офисные системы»);
Система «Золушка-\\"1!\и. Служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).
В подпункте 7.8.4 будут подробнее представлены функциональные возможности систем ДЕЛО.
Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение.
При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры сотрудников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач, в соответствии с ролью каждого работника в той или иной процедуре документооборота организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по структуре организации, т. е. по ее подразделениям и отдельным работникам.
К системам данного направления в Российской Федерации широко представлены следующие три класса автоматизированных информационных систем:
Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД: «Lan- Docs»- АО «Ланит»; OPTIMA-WorkFlow- компания «Оптима»; «Кодекс» - ГП «Центр компьютерных разработок»; «AquaDoc» - компания «Аквариус Консалтинг» и т. д.;
Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологии LotusNotes: «СompanyMedia» - компания «Интер Траст»; «БОСС-Референт» - компания Ай Ти; «Эскадо» - ЗАО Интерпроком ЛАН и др.:
Русифицированные версии популярных западных систем: «Documentum 4i» - компания Documentum; «DOCSOpen»- компанияHummingbird»; «LotusDomino\ Notes»- корпорация IBN; «DocuLive»- концерн Siemens; «WorkEхpeditor»- корпорация Compaq и т.д.
Для сравнения далее в п. 7.8.4 и п. 7.8.5 приводятся характеристики двух программных систем - «ДЕЛО» и «БОСС-Референт» , ориентированных соответственно на российские и западные технологии документирования и документооборота.
Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.
Под автоматизацией
в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.
Под системой автоматизации документационного обеспечения управления
(ДОУ)
следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.
Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ
) разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;
) инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;
) настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.
Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.
Инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.
Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой - она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).
Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения
Как было отмечено ранее сегодня выделяют два подхода использования современных информационных технологий:
o совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий и использованием приложений, реализующих фиксированную функциональность (кусочная автоматизация)
o Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционироване вышеназванного комплекса технологий (специализированные комплексные информационные системы автоматизации ДОУ
Комплексные системы автоматизации ДОУ позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия и позволяют обеспечить управление документацией на всех стадиях жизненного цикла документов, в том числе и электронных
Задачи комплексных систем автоматизации ДОУ
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Перед каждой организацией в зависимости от ее формы собственности, размера, уровня автоматизации и др. стоят свое специфические задачи.
Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.
Обеспечение более эффективного управления организацией за счет автоматического контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях Повышение управляемости достигается за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. Важную роль в повышении управляемости организации принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту. Ощутимым результатом внедрения системы являются прозрачность хода прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в организации
Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам . Основополагающим стандартом серии стандартов качества является документ ISO 9000 "Стандарты на управление качеством и обеспечение качества. Руководящие положения по выбору и применению". Он определяет основные принципы политики руководства организаций в области обеспечения качества Формально, или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать всю свою деятельность по 20 направлениям (Ответственность руководства. Система качества. Анализ контракта. Управление проектированием. Управление документацией и данными. Закупки. Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификация и прослеживаемость продукции. Управление процессами. Контроль и испытания. Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием. Статус контроля. Управление несоответствующей продукцией. Корректирующие и предупреждающие действия. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставка. Управление регистрацией данных о качестве. Внутренние проверки качества. Подготовка кадров. Обслуживание. Статистические методы), а также обеспечить реальное функционирование бизнес-процессов в организации в полном соответствиис ними.
Консалтинговые компании и эксперты рекомендуют для упрощения прохождениея предприятием сертификации по ISO 9000 использовать системы управления документами (EDM/TDM), автоматизации документооборота (Workflow), управления ресурсами предприятия (MRP/ERP) и системы управления информацией об изделии и проектными данными (PDM).
Эти системы позволяют решать следующие задачи:
Вести аудит работы сотрудников с информацией
Автоматизировать типовые процедуры деятельности предприятия
Автоматизировать процедуры провдения изменений
Обрабатывать информацию об изделии на протяжении всего его жизненного цикла.
При внедрении системы управления качеством вы не обязаны прибегать к услугам конерктного поставщика или использовать только какую-либо одну систему автоматизации.
ISO 9000 обозначает, КАКИЕ
действия должны быть выполнены на предприятии для обеспечения качества, но не КАКИМ ОБРАЗОМ
должны вы их выполнять. Таким образом, отсутствуют жесткие требования к используемым средствам автоматизации.
Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности; сохранение истории взаимоотношений с клиентами). Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ
Введение всех подразделениях и в организации в целом унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства. (специалисты разных подразделений работают с одной и той же программой, что означает работу с одним пользовательским интерфейсом, с одними справочниками (типы документов, номенклатуры дел, поддержки сложных систем нумерации документов), с одними шаблонами документов)
Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля . Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами (использовать информацию из проекта внедрения “Directum” Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами сокращают случаи возвратных движений документов. За счет использования шаблонов документы оказываются сразу правильно подготовленными, за счет использования шаблонов маршрутов они сразу приходят к нужным сотрудникам и т. д
Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. На 25-75% уменьшается общее количество бумажных документов (из опыта компании “Ланит”)
Перевод внутренних управляющих документов в электронный вид и использование электронной цифровой подписи
Единое общедоступное хранилище документов, исключающее необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива .
Пример проекта корпорации “Электронный архив” – Электронный архив президента РФ. С одной стороны бумажные документы: площадь 500 кв.м; время получения документа 1-3 суток (при наличии); одновременно с одним документом может работать только один пользователь.
С другой стороны электронные копии документов: площадь 10 кв.м; время доступа к документу 6-10 сек.; сохранность оригиналов – в большинстве случаях они не нужны.
Сокращение сроков подготовки решений и документов В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры
На 75% сокращается время обработки документа за счет а) быстрой передачи исходных документов и информации Сокращение времени пересылки документа между сотрудниками в 5-7 раз из опыта Ланита б) сокращения времени на обработку корреспонденции, внутренних документов, ознакомления с документами, в) быстрого доведение поручений до конкретных исполнителей, г) повышения скорости поиска информации Сокращение поиска информации по документу (на запросы по телефону или от руководства) с нескольких часов до 1 минуты из опыта Ланит д) сокращения сроков согласования решений Сокращение срока согласования договоров с 1 месяца (в среднем) до 1 недели (максимум) из опыта Ланита;
Сокращается время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов
Похожие статьи
